مدير مكتب

مهام وواجبات

1. إدارة العمليات اليومية

• تنظيم المكتب: ضمان أن المكتب يعمل بكفاءة من خلال تنظيم المهام اليومية وتنسيق أنشطة الموظفين.
• إدارة الجدول الزمني: تحديد وتنظيم جداول الاجتماعات والمواعيد وضمان التزام الجميع بالجداول الزمنية.
• إدارة المراسلات: الإشراف على استقبال وتوزيع البريد والمراسلات الإلكترونية وتحديد الأولويات.

2. الإشراف على الموظفين

• الإشراف والتوجيه: قيادة الفريق الإداري والإشراف على عملهم اليومي، وتقديم التوجيه والتدريب حسب الحاجة.
• التوظيف والتدريب: المشاركة في عمليات التوظيف وتدريب الموظفين الجدد.
• تقييم الأداء: متابعة أداء الموظفين وتقديم الملاحظات والتقييمات اللازمة لتحسين الأداء.

3. إدارة الموارد المالية والمادية

• إدارة الميزانية: مراقبة وإدارة ميزانية المكتب لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.
• إدارة المشتريات: طلب المواد والمستلزمات المكتبية والتأكد من توافرها بشكل دائم.
• إدارة العقود والموردين: التفاوض مع الموردين والحفاظ على علاقات جيدة معهم، والإشراف على عقود الصيانة والخدمات.

4. التواصل والتنسيق

• التواصل الداخلي: تنسيق التواصل بين الأقسام المختلفة وضمان تدفق المعلومات بشكل فعال.
• التعامل مع الزوار: الإشراف على استقبال الزوار والتأكد من حسن ضيافتهم وتوجيههم بشكل صحيح.
• إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية للإدارة العليا حول أداء المكتب وحالة العمليات.

5. حل المشكلات

• حل المشكلات اليومية: معالجة أي مشاكل أو تحديات تطرأ خلال العمليات اليومية بسرعة وفعالية.
• إدارة الأزمات: تطوير خطط للتعامل مع الأزمات أو المواقف الطارئة في المكتب.

6. تحسين العمليات

• تحسين الكفاءة: البحث عن طرق لتحسين كفاءة العمل وتقليل التكاليف دون التأثير على الجودة.
• التحديث والتطوير: متابعة التطورات في تقنيات إدارة المكاتب وتطبيقها لتحسين سير العمل.
•